Fahrzeugortung Firmenwagen – Ist Mitarbeiterüberwachung zulässig?

Den genauen Aufenthaltsort von Personen oder einem Fahrzeug zu kennen, ist im Alltag und vor allem im Arbeitsalltag eine praktische Sache. Es erleichtert das Arbeitsleben und optimiert verschiedene Abläufe der Arbeitnehmer und des Arbeitgebers. Die Fahrzeugortung eines Firmenwagens ist kein Problem, vor allem, wenn er für Lieferungen oder im Außendienst verwendet wird, bietet eine Ortung viele Vorteile für alle Beteiligten. Bei der Ausrüstung von Firmenfahrzeugen darf der Arbeitgeber nicht im Alleingang handeln, ein GPS-Tracker am Dienstwagen darf nie im Geheimen stattfinden.

GPS-Überwachung für den Fuhrpark

GPS-Überwachung von Firmenwagen hat viele verschiedene Vorteile, Routen und Lieferfahrten können effizienter gestaltet werden, nach einer gewissen Zeit kann eine ausführliche Auswertung der erfassten Daten stattfinden. Basierend auf dieser Analyse lässt sich die Planung entsprechend anpassen, betriebliche Mittel werden besser eingesetzt, das Unternehmen spart Zeit und Geld.

GPS-Überwachung im Auto ist schnell eingerichtet, hierzu ist lediglich ein passender GPS Tracker nötig, dieser wird im Firmenwagen per Kabel angeschlossen, die meisten Modelle werden fest mit dem Strom im Auto gekoppelt und müssen so nicht extra regelmäßig aufgeladen werden. Anhand der Daten, die das Gerät aufzeichnet, kann der Arbeitgeber immer einsehen, welche Firmenfahrzeuge sich zu welcher Zeit an welchem Ort aufhalten, meist nutzt ein fester Mitarbeiter immer den gleichen Wagen, somit findet indirekt auch eine Überwachung von Mitarbeitern statt. Die daraus resultierenden Daten sind datenschutzrechtlich sehr sensibel und müssen entsprechend geschützt werden.

Überwachung der Mitarbeiter und Firmenwagen per GPS, so ist die Rechtslage!

Viele Dienstfahrzeuge sind ebenfalls zur Privatnutzung freigegeben, eine Überwachung des Firmenwagens ist daher grundsätzlich nur während der Arbeitszeit gestattet. GPS Überwachung von Firmenwagen außerhalb der Arbeitszeit gilt als heimliche Überwachung und ist nicht rechtens.

GPS-Tracker nutzen für die Ortung und die Datenverarbeitung Informationen, die laut Bundesdatenschutzgesetz besonders schützenswert und sensibel sind. Die Aufzeichnung und Verwendung personenbezogener Daten muss daher festen Richtlinien entsprechen. Daher ist zunächst die Einverständniserklärung des betroffenen Mitarbeiters für den Arbeitgeber absolute Pflicht, diese muss immer freiwillig erfolgen, ob der Wagen privat genutzt werden darf, spielt hierbei keine Rolle. Wird das Dienstfahrzeug mittels GPS überwacht, muss das ersichtlich sein, oftmals wird eine Leuchtanzeige genutzt, so dass der Arbeitgeber weiß, dass Aufzeichnungen der Wege und Arbeitszeiten erfolgen.

Bevor eine Mitarbeiterüberwachung per GPS in Frage kommt, muss zunächst der Betriebsrat gehört werden, dieser ist ebenfalls für alle arbeits- und datenschutzrechtlichen Aspekte im Unternehmen zuständig, er verfügt über einen speziellen Datenschutzbeauftragten, der mit den Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes vertraut ist. In diesem Gespräch wird eine ausführliche Vereinbarung erstellt, deren Gesichtspunkte alle wichtigen Aspekte zum Datenschutz enthalten: die Verarbeitung der Daten von Beschäftigten, der Speicherort der Daten, unter welchen Umständen Bewegungsdaten erfasst werden, wie sich die Funktionen des Ortungssystems ein- und ausschalten lassen und ob die Daten zur Verhaltens- und Leistungskontrolle herangezogen werden. Basierend auf der entstandenen Betriebsvereinbarung zum GPS-Monitoring muss der Arbeitgeber handeln, hält er sich an alle Vorgaben, ist GPS Tracking im Beschäftigungsverhältnis immer unproblematisch.

Wann die Mitarbeiterüberwachung unzulässig ist

Eine Überwachung der Arbeitnehmer ist nicht rechtlich erlaubt, wenn dies heimlich und ohne Zustimmung geschieht. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen eine GPS-Ortung immer abklären, wichtig ist, dass der Arbeitnehmer seine Einwilligung gibt.

Das Arbeitsrecht regelt ganz klar, welche Daten erheben werden dürfen, persönliche Informationen zählen nicht dazu, z.b wenn der Angestellte regelmäßig einen bestimmten Mittagstisch anfährt. Der Chef darf nur die Daten erforschen, die für unternehmerische Abläufe relevant sind.

Was der Mitarbeiter tun kann, wenn der Arbeitgeber heimlich Bewegungsprofile erstellt und den Firmenwagen überwacht

Grundlegend gilt folgendes: Arbeitgeber dürfen nicht gegen das BDSG handeln, das bedeutet, dass GPS-Tracking immer mit dem Arbeitnehmer abgestimmt werden muss und nicht außerhalb der Arbeitszeiten stattfindet. Wenn es doch vorkommt, dass Arbeitgeber ihre Angestellten insgeheim und auch privat überwachen, dann ist es sinnvoll, dass ein Arbeitnehmer sich zusätzliche Unterstützung nimmt, er kann sich hierzu an einen Anwalt für Arbeitsrecht wenden. Das Arbeitsrecht geht mit dem BDSG Hand in Hand, Anwälte mit entsprechender Fachrichtung sind die perfekten Ansprechpartner, wenn eine Überwachung vermutet oder entdeckt wird.

Wichtig ist auch, wer Zugriff auf die ermittelten Informationen hat und wie die befugte Person auf die Verwendung personenbezogener Daten reagiert, das Bundesdatenschutzgesetz muss zwingend Berücksichtigung finden. Die GPS-Informationen müssen unzugänglich aufbewahrt werden, Dritte dürfen keinen Zugriff darauf erhalten.

Tracking von Firmenwagen – Vorteile für den Arbeitnehmer

Beachtet der Vorgesetzte alle Vorgaben, dann profitiert das Unternehmen ganzheitlich von der Einführung eines GPS-Systems. In den meisten Fällen geht es dabei nicht um eine Überwachung, es kann auch zum Tragen kommen, wenn betriebliche Erfordernisse dies nötig machen. Beispielsweise eine Optimierung aller Abläufe und eine verbesserte Planung für die Zukunft. Die Fuhrparkleitung hat eine perfektionierte Übersicht und jedes Fahrzeug kann getrackt werden. Der Arbeitgeber überwacht die gefahrenen Routen und weiß bescheid, wenn Probleme auftreten, er kann dem Fahrer im Ernstfall zeitnah einen geeigneten Umweg nennen.

Natürlich bietet Tracking noch weitere Vorzüge, wie die Verbesserung des Diebstahlschutzes, da die Fahrzeuge mit einem Tracker gesichert sind, melden diese entsprechenden Alarme, wenn das Gerät bewegt oder entfernt wird. Diese Vorrichtung erhöht nicht nur den Diebstahlschutz, sie wird zusätzlich zum Schutz von Fahrer, Fahrzeug und Ladung eingesetzt. Wird ein Firmenfahrzeug gestohlen, liefert das Live-Tracking den Standort in Echtzeit, das erleichtert die Suche und unterstützt die Polizei bei ihren Ermittlungen. Auf Wunsch ergänzen weitere Alarmfunktionen die Übersicht, beispielsweise eine virtuelle Einzäunung des Firmengeländes oder Meldung bei überhöhter Geschwindigkeit.

GPS-Systeme liefern alle Daten, die ein Unternehmen für ein ordentliches Fahrtenbuch benötigt. Fahrtenbücher werden immer dann notwendig, wenn Firmenfahrzeuge unternehmerisch und privat genutzt werden. Mithilfe der getätigten Angaben können betriebliche Fahrten besser von privaten Fahrten getrennt werden, das erleichtert die Kommunikation mit dem Finanzamt. Die manuelle Führung des Fahrtenbuchs ist jedoch aufwändig und muss bestimmten Vorgaben entsprechen, sonst sind alle Aufzeichnungen ungültig. Mit dem richtigen System und einer Vernetzung aller Fahrzeuge kann ein digitales Fahrtenbuch im Firmenfahrzeug einziehen und den Arbeitsalltag nachhaltig erleichtern.

GPS-Aufzeichnungen im Unternehmen – ein Fazit

Der Vorgesetzte darf grundsätzlich GPS-Systeme in seinem Unternehmen verwenden, aufgrund der erhobenen Daten muss er dementsprechend sensibel auf die Aufzeichnung reagieren und die ermittelten Informationen bestmöglich absichern, um diese vor Dritten zu schützen. Werden die Vorgaben korrekt umgesetzt und die Mitarbeiter stimmen zu, liefern GPS-Sender eine Verbesserung des Alltags basierend auf detaillierten Analysen.